Digitale Strategie & Umsetzung

Digitale Strategie & Umsetzung

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Digitale Strategie steht sinnbildlich für die Umwandlung aller bisherigen Geschäftsabläufe auf eine IT gestützte Verarbeitung. Die Digitalisierung erfasst mittlerweile sehr viele Alltagssituationen, nicht nur im Geschäftsleben, einfach merken wir das, wenn wir mit Kartensystemen im Laden bezahlen, ohne eine Rechnung zu bekommen – auf Papier!

An diesem kleinen Beispiel erkennen wir, dass die Digitalisierung der Geschäftsabläufe noch viele offene Flanken hat. An die Substitution des klassischen Briefs durch eine E-Mail haben wir uns schon lange gewöhnt, auch das Faksimile ist auf dem Rückzug, oder anders herum, wann haben sie zuletzt etwas gefaxt?

So vielfältig, wie die Chancen der Digitalisierung sind, so birgt dies auch Risiken, von nicht unerheblichem Ausmaß, wenn die Ziele nicht erreicht werden. Eine digitale Strategie ist quasi der Einstand in die sogenannte digitale Transformation. Diese digitale Transformation wirkt dabei nicht ausschließlich online, sondern gerade im “offline” nach, was jetzt vielleicht paradox klingt, allerdings müssen wir uns dem Umstand stellen, dass selbst wenn wir offline sind, das digitale online um uns parallel fortschreitet. Ein ausgewogenes Miteinander von online & offline Services ist hier maßgeblich für den Erfolg einer Digitalen Strategie.

Die digitale Strategie umfasst dabei alle technischen und organisatorischen Maßnahmen, die umgesetzt werden müssen, um die gesamte Wertschöpfungskette eines Geschäftsmodells zu erfassen und abzubilden. Die Digitalstrategie bedeutet dabei für jedes Unternehmen einen individuellen Weg zu wählen. 

Hier bei XSTeam haben wir erfahrene Projektingenieure und Berater, die genau dabei helfen, die richtigen Wege zum Ziel aufzuzeigen und dann eine adaptierbare dynamische Route für das Geschäftsmodell zu entwickeln:

  • Adaption in der Aufbauorganisation - Digitalisierung ist in erster Linie ein Top-Down Prozess, es muss vom Top-Management ausgehend in die Linie getragen werden, ohne das auf bestehende Hierarchien zu viel Rücksicht zu nehmen ist, denn wenn sich die Abläufe radikal ändern, ändern sich auch zwangsläufig die Zuständigkeiten und damit auch die Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten innerhalb einer Organisation
  • Organisation der internen Abläufe - Die Ablauforganisation ist kritisch zu prüfen, wo möglich und geboten, sind alle Abläufe zu Automatisieren durch das Vernetzen mit digitalen Techniken, Informationen und von Menschen
  • Bestehende Produkte digital ausbauen - Ohne in Aktionismus zu verfallen, sollten existierende Produkte angepasst und weiterentwickelt werden, oder eben disruptiv neu entwickelt werden
  • Digitale Einführung neuer Geschäftsmodelle - Die gesamte Entwicklung sollte komplett digital stattfinden, dabei muss man allerdings darauf achten, dass selbst dafür eine disruptive Änderung in der Ablauf- & Aufbauorganisation einhergehen können, wie etwa die externe Entwicklung und Betrieb des neuen Produkts in allen Ebenen der Wertschöpfungskette
  • Externe Kommunikationsschnittstellen adaptieren - Gerade die Transformation der Kommunikation mit Kunden, Partnern, Organisationen und Behörden ist eine große Herausforderung, da sämtliche analogen Schnittstellen neu entwickelt werden müssen
  • Fehlerbehebung flexibilisieren - Fehler passieren, in der Digitalisierung können die Fehlerfolgen allerdings ungeahnte Maßnahmen ausnehmen, belastbare und adaptierbare Prozesse zur Fehler- und Problembehebung müssen in Innovationsprozesse münden, und das mit einer gesteigerten Geschwindigkeit der Verarbeitung

Wenn es darum geht innerbetriebliche Abläufe anzupassen oder neue Techniken einzuführen, können wir mit unsere Expertise die richtigen Lösungswege für ihre digitale Transformation vorschlagen. Profitieren sie von unseren erfolgreichen Projekterfahrungen in vielen vertikalen und horizontalen Märkten, ob es sich um einen Großkonzern der Finanzindustrie oder ein mittelständiges Unternehmen in der Holzverarbeitung handelt.

Plan und Details

Ermitteln sie den gesamten, aktuellen Prozessablauf, insbesondere in den interdisziplinären Abläufen des Unternehmens, keine Scheu vor Fürstentümern und Schatten-IT. Nutzen sie dabei beschreibende Sprachen, wie etwa BPMN2.0 für die Darstellung der Prozesse.
Der Prozess soll dabei E2E erfasst werden und alle Ebenen müssen abgebildet werden. Danach sind die verwendeten Werkzeuge zu analysieren. Ziele:

  • Schwachstellen aufzeigen
  • Optimierungspotenziale beschreiben
  • Anforderungsprofile gegenprüfen

Gehen sie davon aus, das verschiedene Teile der Ablauforganisation andere Schwerpunkte in der Integration von Technik & Prozessen  entwickelt haben. Im Hinblick auf die Unternehmensstrategie müssen diese Unterschiede wieder in Einklang gebracht werden, so dass ein Auseinanderdriften von Anforderungsprofilen und Umsetzungskompetenzen nicht zu einer Hemmung der Weiterentwicklung des Unternehmens führen.

  • Prozesse transparent darstellen
  • Anforderungen plausibilisieren
  • Keine Entkoppelung der Strategie von den operativen Einheiten

Der Geschäftsprozess muss an die Digitalisierung angepasst werden. Die einzelnen Prozessschritte müssen die Unternehmensstrategie unterstützen. Bei tiefergreifendem Analysebedarf sollte auf eine Prozesskennzahlenanalyse zurückgegriffen werden.

  • IT hat keinen Selbstzweck
  • Unterstützungsleistungen muss belegbar sein
  • Optimierungen müssen detailliert beschrieben werden

Wenn in den Geschäftsprozessen Brüche in der Kommunikation festgestellt worden sind oder manuelle Interaktion notwendig ist, sollte geklärt werden, ob mit Hilfe von Technik diese Lücke geschlossen werden kann. Beispiele für Optimierungsbedarfe oder eine digitale Lücke zeigen sich oft durch:

  • Hohe Fehlerakzeptanzschwellen
  • Wartezeiten in der Prozessabarbeitung
  • Leerlauf & Überlastsituationen
  • Medienbrüche in den Ablaufketten der Prozesse
  • Überbordender Bedarf an Problememanagement

Überprüfen sie den IT Stack, oft sind in der Vergangenheit Werkzeuge [Software & Hardware] angeschafft worden, deren Funktionsumfang in erheblichem Maße mit anderen Werkzeugen überschneidet, man hat parallele Investments ohne einen parallelen echten Mehrwert, da das Potenzial brachliegt. Häufig werden Tools so stark angepasst, dass diese nicht mehr mit dem gesamten build-in Funktionsumfang genutzt werden können, ein weiteres Tool muss eingesetzt werden oder manuelle Interaktion findet statt. Die Devise muss hier lauten, less is more!

  • Global Buy before Locale Make
  • COTS
  • Harmonisierung vor Individualisierung
  • Kein Tool Lock-In

Anforderungen an das Unternehmen und die Geschäftsprozesse unterliegen heute einem stetigen und schnellerem Wandel, bei dem die Welt den Takt vorgibt, daher muss man darauf achten, das Tools und Prozesse auch für abgewandelte Anforderungsprofile eines sich entwickelnden Geschäftsprozesses nutzbar bleiben, ohne dass hier von Grund auf neu entwickelt werden muss. Maß und Mitte stehen hier aber im Fokus und kein digitaler Aktionismus. Diese Methodik muss allerdings auch von der Aufbauorganisation gedeckt sein.

  • Entwicklungsprozesse in der IT adaptieren
  • Aufbauorganisation flexibel machen
  • Ablauforganisation transparent gestalten
  • Nutzen und Potenziale  der eingesetzten Tools überprüfen
  • Neue Bedarfe genauest definieren um die Toolauswahl zu erleichtern

Die Digitalisierung ist kein Projekt mit einem gezielten Abschluss, die weit größere Herausforderung ist die kontinuierliche Anpassung der digitalen Strategie. Alle etablierten Prozesse müssen kontrolliert, hinterfragt und weiterentwickelt werden, ohne das der Geschäftsbetrieb dadurch im Ablauf eingeschränkt wird:

  • PLAN – not so long!
  • DO – it better with attitude
  • CHECK – for desired results
  • ACT – responsibly